Tuning wydajności - zasada Pareto 80-20

Od jakiegoś czasu zainspirowało i zainteresowało mnie twierdzenie jakie przedstawił  socjolog markiz Vilfredo Federico Damaso Pareto. Otóż jego teza mówi , że 20% badanych obiektów dotyczy 80% badanych zasobów. 

Tak więc zgodnie z zasadą Pareto 20% wysiłku oznacza 80% efektów. Po pierwszym przemyśleniu tej informacji można pomyśleć niemożliwe ale istnieją daleko posunięte badanie w tej dziedzinie jakimi warto się zainteresować bo jeżeli to prawda to 20% wysiłku włożonego w pracę to 80% efektywności jaką można osiągnąć. Oczywiście nie jest to dowolne 20% czynności ani dowolne 20% czasu i inaczej mówiąc pracując 8 godzin dziennie nie możemy sobie powiedzieć no dobrze w takim razie będę pracować od 8:00 - 10:00 i to będzie około 20% więc resztę można sobie darować. Całość jest troszkę bardziej złożona ale tak czy inaczej warto zastanowić się nad tym przez chwilę. Efektami tego zastanawiania się jest właśnie ten tekst jaki teraz czytasz. Mam nadzieję, że zostanie przeczytany w większej części niż 20%. 

Tak więc włoski ekonomista Pareto zauważył w 1897 (już troszkę dawno) , że 80% majątku mieszkańców Włoch znajduje się w posiadaniu 20% populacji tego kraju. Ponieważ fakt ten stał się dla niego dość interesujący starał się bliżej poznać to zjawisko i okazało się, że zależność ta znajduje się również w innych miejscach. Dość modne i często używane przez różnego rodzaju mentorów zawodowych i ulepszaczy życia zdanie , że 20% wysiłku daje 80% osiągnięć lub odwrotnie to 80% wysiłków da jedyne 20% efektów również ma swoje odniesienie w tezie postawionej przez Pareto. 

Zasada zainteresowała również innych, którzy postanowili bliżej zbadać to zjawisko. Jednym z nich był Joseph Juran, który odniósł ją w swoich badaniach nad jakością z jakich wynika, że 80% problemów jest powodowanych przez 20% przyczyn. Szczególnym przykładem tej zasady jest według Richarda Kocha teoria ewolucji. 

Przykłady zasady Pareto. 

1. 20% klientów przynosi 80% zysków
2. 20% kierowców powoduje 80% wypadków
3. 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia
4. 20% materiału obejmuje 80% egzaminu
5. 20% ubrań nosimy przez 80% czasu
6. 20% pracowników stanowi 80% wartości firmy
7. 20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści
8. 20% naszego życia daje 80% szczęścia
9. 20% słownictwa danego języka wystarczy by poznać 80% treści
10. 20% użytkowników danego forum internetowego generuję 80% jego treści
11. 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw
12. Około 20% planety ziemi stanowią lądy , a 80% to woda 
13. 20% komponentu produktu lub usługi generuje 80% kosztu
14. Przeciętny użytkownik wykorzystuję 20% możliwości danego systemu, a 80% jest dla niego bez użytecznych
15. 20% wydatków na reklamę generuje 80% rezultatów
16. 80% wiadomości e-mail wysyłamy do 20% odbiorców

Zastosowanie

Zasada pozwala wybierać priorytety oraz ułatwia organizację czasu, przez co osiągamy maksymalne wyniki w minimalnym czasie. Ułatwia też organizację pracy w grupie, zależnie od użyteczności i umiejętności jej członków. Zasada może się przydać w podniesieniu produktywności, którą można zdefiniować jako robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób oraz właściwym czasie. Tak więc można tutaj powiedzieć, że 20% Twojej pracy przynosi 80% rezultatów. Wszystko ładnie pięknie ale nie wiadomo przecież, która część czasu stanowi te wartościowe 20%. 

Wyszukiwanie istotnych 20%

Zasada raczej obiecująca i przydatna ponieważ obiecuję , że tak naprawdę wystarczy zminimalizować wysiłki do 20% , a i tak będzie to aż 80% efektów. Teraz tylko jak namierzyć te 20% właściwych. Otóż jeżeli choć chwilę się zastanowimy to nie jest to aż takie trudne. Jeżeli chodzi o wydajność zawodową może dobrym pomysłem jest zrobienie listy codziennych czynności i zadań i określenie punktowo ich wartości. Być może okaże się , że skupiasz się właśnie na elementach jakie tak naprawdę przedstawiają 20-30% wartości , a te wartościowe z takich czy innych przyczyn czekają gdzieś z boku. Może warto po prostu obrać na cel i ustawić wyższy priorytet innym zadaniom, a okaże się że zyskując więcej czasu osiągniesz lepsze wyniki. 

Wprowadzenie w życie wg zasady Pareto

Wyszukanie i wyznaczenie kryteriów

Chodzi tu oczywiście o określenie rezultatów, a następnie dopasowanie do nich wykonywanych czynności. Czyli robiąc daną czynność uzyskuje dany konkretny efekt i wiedząc to możemy nadać wykonywanym czynnością punkty czy kryteria określające jakie czynności dają najlepsze rezultaty. Jest to indywidualna skala każdego z osobna i nie można skorzystać z czyjegoś podziału. 

Podział na obszary

Znając już kryteria i rezultaty z pewnością można dojść do wniosku, że do uzyskania danego rezultatu należy wykonać dany określony zestaw czynności. W tym miejscu również dobrze jest posłużyć się uporządkowaniem wg zasady Pareto 80/20. 

Czynności powtarzalne

Jeżeli mamy już kryteria przekładające się na rezultaty, a do tego podzielone są na pod obszary można poszukać czynności jakie są powtarzalne. Powtarzalne może być tworzenie raportów, wykonywanie rozmów telefonicznych, administrowanie systemami informatycznymi, uczenie się języka itp. Tutaj również warto zastosować zasadę Pareto i przeanalizować jakie raporty były najważniejsze, które rozmowy telefoniczne były najbardziej wartościowe i z jakimi osobami, które systemy informatyczne są najistotniejsze i jakie tematy z nauki języka umożliwiają w największym stopniu komunikację i rozumienie obcego języka. Określenie powyższego prowadzi do znalezienia i wyeliminowania pożeraczy czasu , które również można określić zasadą Pareto ale w niekorzystnych proporcjach 80/20. 

Zasada z pewnością do zastosowania w znanych i wykonanych już wcześniej procesach jakie można opisać w postaci schematu czynności i rezultatów. Gorzej jest jeżeli chcielibyśmy wykorzystać tą zasadę do planowania działań wcześniej nie wykonywanych i tak naprawdę o nieokreślonych zależnościach czynności do rezultatów - tego własnie stwierdzenia wielokrotnie trzymają się przeciwnicy zasady. Nie mniej jednak sam fakt występowania takiej zależności skłania do refleksji nad faktem w jaki sposób wykorzystuję czas i jakie działania powodują jakie rezultaty. Określając powyższe można z powodzeniem podnieść efektywność i lepsze to niż działania zupełnie przypadkowe i nieuporządkowane , które mogą powodować wrażenie, że działamy i pracujemy bardzo intensywnie a efektów nie widać czyli 80% działań da w wyniku 20% efektów. Warto z pewnością odwrócić tą proporcję na swoją korzyść wyszukując zależności działań do osiągnięć. 

Linki do ciekawych informacji w temacie zasady Pareto

• Zasada Pareto w nauce języka Angielskiego
• Program 100 słów do opanowania Angielskiego oparty o zasadę Pareto
• Pareto w sieciach FastFood
• Zasada Pareto w praktyce
• 5 sekretów stosowania w życiu zasady 80/20
• Zasada Pareto na boisku
• Zasada Pareto wyjaśnia słuszność protestów na Wall Street i jednocześnie... je podważa